واجبات واختصاصات إدارة المدرسة

واجبات واختصاصات إدارة المدرسة

بناء علي طلب الزملاء نعيد نشر ورقة عمل تحدد واجبات واختصاصات إدارة المدرسة
يقع على مدير المدرسة مسئولية حسن سير الأعمال المالية والإدارية إذ أنه الرئيس المباشر للعاملين فى الشئون المالية والإدارية بحكم وظيفته واختصاصه فى الإشراف والتوجيه ومتابعة التنفيذ والمدير الناجح هو الذي يتفهم دوره تماما بحيث يقوم بتحديد أهدافه والوصول إليها ويجب عليه توزيع الاعمال علي الوكلاء وعليه معرفة واجباته فى النواحى الآتية:
فى الأعمال المالية :
1- هو رئيس لجنة التحصيل للمصروفات الدراسية ويجب عليه المتابعة اليومية للمتحصلات والوقوف علي عدد الطلبة المسددين والغير مسددين وحالات الاعفاء
2- عليه بمجرد اكتشافه عجز فى العهد المخزنية أو المالية أو بالاختلاس أن يبادر فوراً بإبلاغ الإدارة أو المديرية لإتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة .
3- القيام بجرد خزينة المدرسة مرتين على الأقل شهرياً للتأكد من أن عمليات التحصيل والتوريد مطابقة للمبالغ الموجودة بالخزينة .
4- اطلاع جميع العاملين بالمدرسة لعموم النشرات التى ترد بالمدرسة وتوقيعهم عليها بالعلم وحفظها بملفات خاصة بذلك .
5- مراجعة دفاتر التحصيل بالمدرسة وهى 33 ع . ح و 123 ت . ت من حيث المبالغ المحصلة وتواريخ التحصيل والتوريد ومدد استخدام الدفاتر .
6- التأكد من قيام السكرتير باستخدام كربون ذو وجهين بدفاتر التحصيل 33 ع .ح و 123 ت . ت . بالنسبة للدفاتر الغير مكربنة
7- الاطلاع على علم الخبر الدال على توريد المبالغ بالخزينة بعد عودة السكرتير من عمله فى التوريد وتوقيعه .
8- الإلمام بطبيعة العمل بالدفاتر المالية من حيث عدم المسح والقشط واستخدام المزيل
فى شون العاملين :
1- منح العاملين بالمدرسة الأجازات العارضة .
2- إعداد التقارير السنوية عن العاملين بالدرسة .
3- إخلاء العامل المنقول من المدرسة فى التاريخ المحدد بـأمر النقل .
4- اصدارالأوامر الإدارية بإسناد العهد للعاملين بالمدرسة ومتابعة تحصيل الضمان الحكومى منه .
5- التأكد من تخصيص صفحة من سجل قيد العاملين ( استمارة 130ع . ح ) لكل عامل وأن كافة البيانات المدونة بهذا السجل مستوفاه



6- التأكد من انتظام العمل بدفاتر الغياب وتأخير العاملين ومراجعة الدفتر شهرياً مع مراعاة مطابقة أيام انقطاع العامل المثبتة بدفتر الحضور والإنصراف على المقيد بدفتر 68 .
7- متابعة سجل مرتبات العاملين ( استمارة 129 سايره ) والتأكد من صحة المقيد به من المرتبات الأساسية والإضافية واعتماد كشوف المرتبات المرسلة للمديرية أو الإدارة للصرف والتأكد من إعادة الكشوف بعد الصرف وتوريد المبالغ التى لم تصرف .
8- توزيع أعمال المدرسة على العاملين بها مع تقديم الاقتراحات والبيانات الخاصة بالعاملين
قى أعمال شئون الطلبة :
1- قبول التلاميذ المستجدين والمحولين والمعاد قيدهم فى حدود القواعد المقررة والقرارات المنظمة لذلك .
2- متابعة تحرير وارسال الإحصاء الشهري .
3- متابعة غياب وتأخير الطلبة من خلال دفاتر 5 سلوك ومواظبة .
4- متابعة ملفات الطلبة خاصة الجدد .
5- متابعة العمل بدفتر التجنيد ( بالمدارس الثانوية بنين ) والتحقق من أن كل طالب جاوز سنه 16 سنه عمل بطاقة شخصية وقيد بياناتها بالسجل .
فى شئون التغذية :
1- متابعة أعمال لجنة التغذية من حيث الكميات الواردة طبقاً لمستند الإضافة والمنصرفة للتلاميذ طبقاً للغياب اليومي مع الإضافة المخزنية بدفترى 1 مخازن حكومة ، 3 مخازن حكومة .
فى شئون القيد والحفظ :
1- متابعة القيد بدفاتر البريد الوارد والبريد الصادر لضمان حسن سير العمل .
2- متابعة حفظ الملفات والدفاتر والمدد التي يجب أن تبقى فيها بالمدرسة وطريقة ارسالها للحفظ طبقاً للائحة المحفوظات .
فى شئون المخازن والمشتريات :
1- بيع الأصناف الغير صالحة للاستعمال من العهد والمستهلكة بعد اعتماد اجراءات الاستهلاك أو التكهين بمعرفة المديرية أو الإدارة .
2- اعتماد مستندات شراء احتياجات المدرسة فى حدود السلطات الممنوحة له .
3- تشكيل اللجان الخاصة بجرد عهد المدرسة واعتماد استمارات الجرد 6 ، 7 مخازن
4- متابعة عهدة أمين التوريدات بالمدرسة خاصة الأوراق المدموغة وطوابع البريد والدفاتر المالية وكشف الدمغة .
5- مراجعة دفتر 1 مخازن حكومة المستعمل على الأقل فى اليوم الأخير من كل اسبوع للتأكد من أن صور أذون الإستلام للأصناف المضافة أرسلت إلى قسم المخازن والمشتريات وحدة العهد مع التأشير على آخر قسيمة استعملت بما يفيد مراجعتها .
اللمبنى العامة للمدرسة :
1- التأكد من تخصيص ملف للمبنى يحتوى على جميع المكاتبات المتعلقة به واسناده لأحد الإداريين كما هو موضح بهذه النشرة ببند المبنى .
2- فى حالة نقل أحد العاملين المسلم إليهم عهدة المبنى أو جزء منها متابعة قيام المعاون بتسليم المبنى لخلفه بمحضر تفصيلي مثبت به حالة المبنى نظراً لاتساع نطاق الاختصاصات لمدير المدرسة بجانب الجوانب الإشرافية ومتابعة أعمالهم فإنه من المناسب عليهأن بعهد ببعض هذه الاختصاصات إلي الوكلاء كل فيما يمكن أن يؤديه مع توجيههم فيما يوكل إليهم باعتباره المسئول عن نتائج أعمالهم بصفة خاصة وعن حسن إدارة المدرسة بصفة عامة .

ب) مسئوليات واختصاصات مدير المدرسة
( كما جاء بالقرار الوزاري رقم 262 في 4/11/2003)
اختصاصات مدير المدرسة
هو الرئيس التنفيذي المسئول عن كافة أنشطة المدرسة للمجالات التربوية والتعليمية والأنشطة المدرسية والشئون المالية والفنية والخدمية, ويتولي مدير المدرسة تحقيق ذلك من خلال الأهداف الرئيسية للوزارة
1- مسئول عن تحديد رؤية ورسالة المدرسة وفقا لما تقضيه المعايير القومية للتعليم وكذلك تحديد اللائحة الداخلية للمدرسة المحددة لأنشطة الوحدة المنتجة لمدرسة التي تترجم في شكل برنامج ويتحدد بها نظام العمل لا يتعارض مع القوانين والقرارات الوزارية المعمول بها في إطار النموذج المعتمد من المديرية التعليمية
2- رئاسة مجلس إدارة المدرسة وتفعيل دوره
3- وكذا مجلس الآباء والمعلمين 000 الأنظمة المحلية 000 رجال الأعمال والمؤسسات الإنتاجية والخدمية بالبيئة المحيطة00 وحدة الأمن ولجنة إدارة الأزمات وتأمين الأفراد والمنشأت00 مجموعات التقوية
4- تطبيق المعايير القومية للتعليم علي مستوي المدرسة وتدريب أعضاء هيئة التدريس علي أسس تطبيق المعايير القومية وإجراء دورات التقويم الذاتي في مستوي المعايير
5- التخطيط لتحقيق الاستثمار الأمثل لموارد المدرسة ( البشرية – المالية – المكانية – المعلوماتية – السلعية (
6- التعامل مع الإدارة التعليمية ومديرية التربية والتعليم
7- إعداد تقارير قياس الكفاية السنوية للعاملين بالمشاركة مع أجهزة التوجيه الفني المختصة
8- توقيع الجزاء علي المخالفين بالأمر المباشر أو تحويلهم للشئون القانونية
9- اعتماد قبول الطلاب المستجدين
خامسا أ) مسئوليات واختصاصات نائب مدير المدرسة بمستوياتها المختلفة
( كما جاء في القرار الوزاري رقم 28 لعام 2004)
اسم الوظيفة: نائب مدير مدرسة بمستوياتها المختلفة
الهدف العام:-
يعد شاغل الوظيفة مسئولا عن معاونة مدير المدرسة في القيادة التربوية لجميع العاملين في المدرسة, ويشمل ذلك معاونته في توجيه البرامج التعليمية وبرنامج الانضباط المدرسي, وإدارة عمليات المدرسة, وتنسيق أنشطة العاملين في المدرسة والتلاميذ, ويساعد مدير المدرسة كذلك في تنمية علاقات المدرسة بالمجتمع
أولا: القيادة والتخطيط
1- مسئول عن المساعدة في تطوير وتفسير السياسات وللوائح والإجراءات للعاملين في الإدارة والمدارس التابعة لها
2- يساعد في اتخاذ القرارات المختلفة ويكون مسئولا عن تنفيذ القرارات والتوجيهات التي يصدرها مدير المدرسة
3- المساعدة في وضع الخطط اللازمة لحصول المدرسة علي الاعتماد التربوي من الهيئة القومية للاعتماد التربوي وصيانة هذا الاعتماد
4- يتابع تنفيذ ملاحظ الهيئة القومية للاعتماد التربوي وما يتصل بها من برامج وخطط تحسين المدرسة

ثانيا: المنهج والتدريس:-
1- يكون مسئولا عن القيادة الحازمة لمشروعات وبرامج وأنشطة تحسين البرنامج التعليمي الكلي داخل مجتمع المدرسة
2- مسئولا عن زيادة الفصول, والاجتماعات بالمدرسين, وقيادة عملية تحسين المناهج والمساعدة في اختيار واستخدام المادة التعليمية
3- مسئول عن تقويم أساليب التدريس التي يستخدمها المعلمون في الفصول
4- مسئول عن المساعدة في البرامج التكميلية للمنهج, وجميع الأنشطة والبرامج التي تنبثق عن المنهج المدرسي
ثالثا: شئون العاملين
1- مسئول عن المساعدة في برامج التخطيط, ووضع الجداول الدراسية, وتوزيع الواجبات والمهام والمسئوليات علي العاملين
2- مسئول عن المساعدة في اختيار وتعيين وتقويم العاملين في المدرسة
3- مسئول عن الإشراف علي الأنشطة والتغذية والمكتبة ومخزن الكتب والعيادة الطبية
4- مسئول عن الإشراف علي الموظفين الذين يعدون بطاقات الهوية للتلاميذ ومجلة المدرسة
رابعا: شئون الطلبة
1- مسئول عن مساعدة مدير المدرسة في تنفيذ سياسات مجلس أمناء المدرسة واللوائح الإدارية التي توفر ظروف تعليمية تمكن المدرس والتلميذ من تقديم أفضل ما عندهم
2- مسئول عن تنفيذ نظام الانضباط المدرسي وإعداد التقارير عن ذلك
3- مسئول عن متبعة أداء التلاميذ الأكاديمي بالتعاون مع وحدة التدريب والتقويم بالمدرسة
4- مسئول عن إمساك وحفظ سجلات دقيقة للتلاميذ كما تتطلبه السلطات المركزية في الوزارة أو المحلية في المحافظة أو غير ذلك ويشمل تحديث سجلات الحكومة الإلكترونية واستخدامه في تقديم الخدمات المختلفة لأصحاب المصلحة
5- مسئول عن تنسيق الانتقالات لممارسة الأنشطة الرياضية وغير الرياضية والمقررات اللاصفية والمناهج الإضافية
6- مسئول عن تنسيق التقويم الأسبوعي, وتوزيع المعلومات للتلاميذ والعاملين بالمدرسة
7- مسئول عن تنظيم وتنفيذ والإشراف علي نظام عادل ومنسق لتقويم التلاميذ
خامسا: التمويل والشئون الإدارية الأخري
1- مسئول عن حفظ وتحديث السجلات المطلوبة من الإدارات المركزية والمحلية ومجالس الأمناء
2- مسئول عن المساعدة في تلبية احتياجات المدرسة من الموازنة, وطلب المعدات والمستلزمات في حدود الاعتمادات المخصصة للمدرسة
3- يساعد المدير في الرقابة والأشراف علي موازنات أنشطة الطلاب واعتماد الصرف
4- مسئول عن المساعدة في الأشراف علي إمساك السجلات المالية للمخزن, والمصروفات النثرية والشئون المالية الأخري
سادسا: المباني والمعدات المدرسية
مسئول عن الإشراف علي صيانة مباني المدرسة ومرافقها المختلفة والمعدات والأجهزة الموجودة فيها والاحتفاظ بها دائما في حالة جيدة ونظيفة
سابعا: علاقات المدرسة بالمجتمع
1- مسئول عن بيان إنجازات التلاميذ والعاملين والمدرسة بصفة عمة لأولياء الأمور وأفراد المجتمع
2- مسئول عن الاحتفاظ بعلاقات تعاون مع المدارس الأخري في الإدارة التعليمية
3- مسئول عن تفسير البرامج المدرسية للمجتمع وأدراج مشاركة المجتمع في الأنشطة المدرسية
4- مسئول عن التعاون النشط مع جميع المراكز والهيئات والمؤسسات التي تعمل من أجل تحسين النظام التعليم ككل
ثامنا: النمو المهني
1- مسئول عن متابعة أحداث التطورات في مجال المهنة عن طريق حضور الاجتماعات واللقاءات المهنية وبرامج التربية المهنية والتدريب علي مستوي الإدارة أو الوزارة ¸وقراءة الدوريات المهنية, ومناقشة المشاكل ذات الاهتمام المشترك مع الآخرين في الميدان
2- مسئول عن تنمية نفسه مهنيا من خلال العضوية والمشاركة في الجمعيات المهنية, وحضور الندوات الإقليمية والمركزية, والتسجيل في مقررات متقدمة
تاسعا: مسئوليات والتزامات أخري
1- يقوم بما يكلف به من أعمال من مدير المدرسة أو مدير التعليم المشرف عليه
2- مسئول عن المساعدة في تأدية الخدمات المعاونة للوفاء باحتياجات التلاميذ والعاملين بالمدرسة
3- مسئول عن المشاركة والمساعدة في المناسبات والأحداث والبرامج واللجان في الإدارة التعليمية
4- يقدم للتلاميذ نموذجا يحتذي في الالتزام بآداب وسلوكيات والتصرف كانسان عاقل وذكي
5- يعمل دائما علي نشر الالتزام بقيم السلوك الأخلاقي السوي وبروح وممارسات الديمقراطية

(ب) اختصاصات نائب مدير المدرسة
(كما جاء في القرار الوزاري رقم 262في 4/ 11/ 2003)
اختصاصات نائب مدير المدرسة
يعتبر هو القيادة الثانية بالمدرسة ويقوم بأعمال مدير المدرسة في حالة غيابه
1- يعاون مدير المدرسة في تنفيذ مهامه
2- الإشراف علي شئون التعليم والتنمية المهنية وتكنولوجيا التعليم
3- الإشراف علي الناحية التعليمية وأعمال الامتحانات
4- المسئولية الكاملة عن وحدة الجودة الشاملة طبقا للمعايير القومية للتعليم
5- رفع التقارير الدورية عن الجودة الشاملة والتنمية المهنية إلي مدير المدرسة
6- متابعة تنفيذ القرارات الوزارية والاحتفاظ بسجل مفهرس لها
7- متابعة وصول الكتب المدرسية وتوزيعها
8- توزيع الريادة علي فصول المدرسة بمشاركة التربية الاجتماعية
9- تنفيذ أي مهام أخري يكلف بها من مدير المدرسة

سادسا: اختصاصات ناظر الخدمات التعليمية
(كما جاء في القرار الوزاري رقم 262في 4/ 11/ 2003)
اختصاصات ناظر الخدمات التعليمية
يقوم بالإشراف علي ومتابعة أعمال كل من :
1- وكيل شئون الخدمات التعليمية
2- وكيل شئون المبني المدرسي والتغذية ( ومشروع رأس المال بالمدارس الفنية )
3- وحدة الشئون المالية والمخزنية
4- وكيل شئون الخدمات التعليمية
5- وكيل شئون المبني المدرسي والتغذية ( ومشروع رأس المال بالمدارس الفنية )
6- وحدة الشئون المالية والمخزنية
وذلك من خلال المجالات التالية:-
1- شئون العاملين
سجل الحضور والانصراف للعاملين لضبط حضور العاملين بالمدرسة
دفتر 68 لحصر أجازات العاملين وتحديد المتجاوز منهم ورفع أمره للإدارة التعليمية
سجل الحركات: لتحديد تحركات الإداريين خارج المدرسة
3- الملفات الفرعية للعاملين بالمدرسة
وتضم كل ما يستجد من جزاءات أو ترقيات أو تقارير أو انتدابات أو تنقلات وتدريبات وعلاوات وبعثات وإعارات وأجازات خاصة
4- المخازن
دفاتر العهدة (الدائم منها والمستهلك ) الممثلة في 112, 118 دائم, 118 مستهلك, أذون 111 صرف, وأذون استهلاك, كشوف الجرد السنوية, كشوف صرف الكتب للتلاميذ, تخزين الكتب, كشوف المرتجع من الكتب
5- الصادر والوارد:
تسجيل المكاتبات الواردة والصادرة من وإلي المدرسة
6- البيئة المدرسية ( الصيانة والنظافة )
نشر الوعي البيئي لدي الطلاب
تجميل المدرسة من الداخل والخارج والحفاظ علي المبني
توطيد العلاقة بين المدرسة والبيئة المحيطة بها
الاتصال بمسئولي البيئة بالإدارة التعليمية
الصيانة البسيطة المستمرة وتحقيق النظافة للمدرسة من الداخل والخارج ورفع تقارير التفتيش الدورية ( يومية – أسبوعية – شهرية ) للمستوي الأعلى
7- الوحدة الحسابية:
هي المسئولة عن الشئون المالية بالمدرسة
إعداد كشوف المرتبات والحوافز والمكافآت وتنفيذ القرارات الوزارية والنشرات الصادرة من الإدارة والمديرية والوزارة
تحصيل الرسوم المدرسية
تحصيل رسوم المجموعات المدرسية المقررة وتوزيعها والتوريد وتوزيع الحصص والأنصبة حسب التعليمات المنظمة في هذا الشأن

مدير المدرسة هو رأس المنظومة التعليمية فى المدرسة وهو القدوة والمثل الأعلى للمعلمين والطلبة ويجب عليه أن يكون على قدر تلك المسئولية ويتحمل تبعاتها، وكما أن له حقوق فعليه أيضا واجبات يجب عليه القيام بها، ومن خلال السطور التالية تتعرف على أهم واجبات مدير المدرسة ومهام عمله.

1-   يجب على مدير المدرسة أن يحيط بكل أهداف المرحلة المسئول عنها وأن يكون ملما بخصائص الطلاب النفسية والصحية والعلمية فى هذه المرحلة كى يستطيع التعامل معها بالطريقة المثلى.

2-   من واجبات مدير المدرسة أن يوفر بيئة تربوية صالحة لبناء شخصية الطالب.

3-   كذلك فإن من واجبات مدير المدرسة الإشراف على المدرسين فى الفصول ومتابعة سير عملهم ونشاطاتهم، وتقييم آدائهم ومكافأة المحسن ومعاقبة المسىء لضمان سير العملية التعليمية بشكل سليم.

4-    العمل على تطوير مستوى المدرسين من خلال متابعة إلحاقهم بالبرامج التدريبية المناسبة لاحتياجاتهم، والاستماع لنصائح الموجهين والمشرفين التربويين.

5-   متابعة مرافق المدرسة وتجهيزاتها وأدواتها وأجهزتها مثل المعامل وقاعات الأنشطة والملاعب.

6-   على المدير اتخاذ كل الإجراءات والترتيبات اللازمة لبدء الدراسة فى موعدها واستغلال خبراته السابقة فى تجهيز خطط العمل وتنظيم الجداول وتوزيع الأعمال وبرامج النشاط ومتابعة خط سيرها.

7-   من المهم أن يعمل مدير المدرسة على تعزيز دور المدرسة الاجتماعى من خلال التعاون مع أولياء الأمور، واستدعائهم إلى حضور مجالس الآباء والأمهات للمناقشة حول تطوير مستويات أبنائهم وسماع اقتراحاتهم وشكاواهم.